Seashore Media

Mag een bedrijf of organisatie de e-mail inzien van de medewerkers?  Wat doe je met de mailberichten van een werknemer of van een bestuurslid van een vereniging, wanneer die niet in goede harmonie vertrokken is? Het bestuur van een organisatie, waarvoor wij de hosting van de domeinnaam, website en e-mail verzorgen, meldde zich onlangs bij ons met een vervelend probleem. Een van de bestuursleden had zijn functie neergelegd en had een betrekking in het buitenland aangenomen. Helaas was het voormalige bestuurslid sindsdien erg moeilijk bereikbaar. De betreffende persoon maakte nauwelijks gebruik van het e-mailadres dat bij zijn voormalige functie hoorde, maar vooral van een e-mailadres op zijn eigen naam, maar dat wel was gekoppeld aan de domeinnaam van de organisatie. De overige bestuursleden wilden vanzelfsprekend graag weten, welke afspraken het voormalige bestuurslid had gemaakt, en vroegen ons of wij even in zijn mailbox wilden kijken. Nu zijn wij wat dat betreft net als een dok...

Spam. Het blijft een beladen onderwerp. Niemand wil spam. Toch maken veel bedrijven zich er, meestal te goeder trouw, met hun e-mail nieuwsbrief schuldig aan. Maar ik hoor het u zeggen, een nieuwsbrief is toch geen spam? Nou, dat ligt er nog maar aan. Want uiteindelijk is alle ongevraagde mail gewoon spam. De Nederlandse Telecommunicatiewet en de Code Email zijn duidelijk. Je mag alleen marketing e-mail sturen aan ontvangers die daar uitdrukkelijk toestemming voor hebben gegeven. De enige uitzondering vormen bedrijven of personen waar u een “bestaande klantenrelatie” mee heeft. Maar let op, iemand die al geruime tijd niets meer van u heeft afgenomen, is geen klant meer. Verder mag je alleen mailen als het onderwerp duidelijk betrekking heeft op de geleverde producten of diensten. Een autodealer mag bijvoorbeeld best over een trekhaakactie mailen, maar het aanprijzen van de caravans van een bevriende kampeerspecialist is een stap te ver. De mail moet ook aan enkele voorwaarden vold...