dinsdag 17 januari 2023

Jaarverslag? Bel of mail Seashore Media!


De koude januariregen valt nog met bakken uit de lucht, maar net als de tijd van de krokussen en de narcissen, staat ook het seizoen van de jaarverslagen weer voor de deur. Het opstellen van een leesbaar jaarverslag kan een behoorlijke wissel trekken op een organisatie, zeker nu de medewerkers in deze tijd van personeelstekorten hun handen ook vol hebben aan hun reguliere taken. Waarmee een intern opgesteld jaarverslag ook best een kostbare zaak kan zijn. 

De oplossing is maar een telefoontje of e-mail van u verwijderd. Seashore Media assisteert bij eindredactie en vormgeving. Dat betekent minder zorgen voor de afdeling die verantwoordelijk is voor het jaarverslag. Maar ook minder kostbare mensuren die verloren gaan om het allemaal zelf te doen. Een professionele kijkt staat bovendien garant voor een helder design in overeenstemming met de huisstijl. Met oog voor  optimale leesbaarheid in digitaal formaat, zodat het jaarverslag via website, intranet of e-mail kan worden verspreid. Diezelfde aandacht geldt ook wanneer de voorkeur wordt gegeven aan een papieren jaarverslag. Want daarvoor hebben wij - afhankelijk van de oplage - eveneens een kostenbesparende oplossing. Printing on demand - exact de oplage die je nodig hebt in drukwerkkwaliteit. Geen jaarverslag teveel of te weinig. Bel 0714076002 of mail naar office@seashore.nl voor meer informatie.

maandag 9 januari 2023

Welk platform kan ik gebruiken voor het verzenden van e-mail nieuwsbrieven?

E-mailnieuwsbrieven zijn een snel en handig middel om klanten en relaties op de hoogte te brengen van nieuws over producten en diensten of ontwikkelingen binnen je bedrijf of organisatie. Voor het versturen van digitale nieuwsbrieven - ook wel bulkmail genoemd - kun je gebruikmaken van diverse online diensten. Sommige gratis, sommige betaald, sommige meer geschikt voor kleinere bedrijven of organisaties, andere juist voor grote gebruikers. Hieronder bespreken we enkele diensten waarmee wij veel ervaring hebben.

Enkele dingen vooraf - Sommige bedrijven gebruiken hun eigen mailserver om e-nieuwsbrieven te versturen. Dat is gevaarlijk. Wanneer internetproviders merken dat er een groot aantal e-mails tegelijkertijd wordt verstuurd, kunnen ze dat als spam zien en ingrijpen door de verzending te blokkeren. Ontvangende mailservers kunnen dat ook detecteren, en de verzendende mailserver op een blacklist als Spamcop zetten. In dat geval wordt al je mail naar de servers die zo'n blacklist gebruiken geweerd. Bij 'shared hosting' - waarbij je internetdomein samen met die van andere bedrijven op een en dezelfde server staat - is er een bijkomend probleem. Ook de andere bedrijven op de server kunnen dan niet meer mailen.

Wanneer je een adresbestand wilt importeren in de database van een bulkmailprovider, bestaat er altijd de mogelijkheid dat deze bij wijze van steekproef wil weten hoe je aan de adressen bent gekomen. Wij hebben dat verschillende keren meegemaakt. Een bulkmailprovider wil namelijk dat alles keurig volgens de regels verloopt. Zorg er dus voor dat je adresbestand voldoet aan de regels van de AVG.

Tot slot. Sommige bulkmail-bedrijven bieden hun diensten gratis aan of kennen een laag instaptarief. Bedenk vervolgens wel dat de prijzen van vrijwel alle aanbieders oplopen naar gelang het aantal e-mailadressen dat je gebruikt of het aantal nieuwsbrieven dat je wilt verzenden.

Wie mag ik mailen?

Voor het verzenden van een nieuwsbrief heb je drie dingen nodig. Een tekst, afbeeldingen en een adressenbestand. De regels van de AVG komen er in het kort op neer dat je bestaande relaties normaal mag mailen - tenzij iemand zich heeft afgemeld - zolang je mail globaal betrekking heeft op het product of de dienst die de klant van je heeft afgenomen. Alle andere geadresseerden moeten nadrukkelijk toestemming hebben gegeven voor het ontvangen van mails. In principe voldoen alle bonafide aanbieders van bulkmail aan de regels van de AVG, ook de buitenlandse.

De bulkmailproviders

Mailchimp - met het aapje in het logo - is een van de bekendste aanbieders van e-maildiensten, waarschijnlijk vooral omdat het een gratis basisaccount aanbiedt. De software bevat een redelijk heldere interface voor het beheren van de adressenbestanden en het maken van de nieuwsbrieven. Hiervoor is ook een aantal kant-en-klare voorbeeldbestanden of templates beschikbaar. Soms moet je wat zoeken naar de diverse opties. Betaalde accounts beginnen rond de 12 euro per maand. De interface van Mailchimp bevat natuurlijk ook uitgebreide mogelijkheden om de resultaten van mailings te interpreteren. Je kunt tot in detail zien wie wanneer en waarop heeft geklikt. Alles wordt keurig weergegeven in tabellen en grafieken.

Constant Contact is wellicht iets minder bekend dan Mailchimp, maar zeker buiten Nederland een veelgebruikt programma voor het verzenden van bulkmail. Constant Contact biedt geen gratis accounts aan, maar wel een gratis proefperiode. Het beheren van adressen is in Constant Contact vrij eenvoudig. Persoonlijk vinden we de interface voor het maken van nieuwsbrieven iets lastiger dan bij andere aanbieders. Maar natuurlijk zijn ook hier tientallen templates beschikbaar om de opmaak van een nieuwsbrief tot een goed einde te brengen en kun je ook je eigen ontwerp in html importeren. Het programma werkt snel en biedt vele opties voor het analyseren van de resultaten.

Madmimi valt op door de vriendelijke en uitnodigende interface en de uitstekende gebruiksvriendelijkheid. Ook wie minder ervaring heeft met het verzenden van bulkmail, kan met Madmimi uitstekend uit de voeten. De Nederlandstalige interface biedt eigenlijk twee hoofdopties. Een voor het beheren van de verzendbestanden en een voor het maken van de nieuwsbrieven. Voor het maken van nieuwsbrieven zijn ook hier diverse templates voorhanden, ook één waarbij de gebruiker eigen in html opgemaakte pagina's kan importeren. De mogelijkheden voor het bewerken van afbeeldingen zijn in Madmimi iets beperkter dan in bijvoorbeeld Mailchimp, maar op elke computer zitten hiervoor een of meer standaardprogramma's. Madmimi biedt uitgebreide statistieken en - net als andere aanbieders - mogelijkheden voor integratie van nieuwsbrieven met sociale media als Facebook en Twitter. Madmimi biedt alleen betaalde accounts, maar hiervoor krijg je wel een uitstekende support. Supportvragen worden meestal binnen enkele minuten beantwoord.

Hubspot onderscheidt zich van de hierboven genoemde mailaanbieders omdat het eigenlijk een programma is waarmee diverse digitale marketingtaken kunnen worden geautomatiseerd. Het is daarom vooral aan te bevelen voor grotere bedrijven met diverse medewerkers op de marketingafdeling die allen gebruikmaken van dezelfde online tool. De prijs is er dan ook naar. Voor circa 41 euro per maand kun je maximaal 1000 contacten beheren, voor 2000 contacten zijn de kosten zo'n 740 euro per maand en bij 10.000 contacten of meer betaal je 3300 euro per maand. Maar om eens een cliché te gebruiken, "dan heb je ook wat". Naast een zeer uitgebreide module voor e-mail, zijn er opties om content op sociale media te plaatsen, landingpages te maken, formulieren te maken en digitale advertenties te beheren. Daarnaast biedt Hubspot opties die je normaal in crm-programma's vindt en bedoeld zijn om contacten met (potentiële) klanten te beheren, inclusief integraties met diverse externe programma's. Je kunt desgewenst zelfs een helpdesksysteem opzetten. Klinkt omvangrijk en ingewikkeld, en dat is het ook. Het programma kent een lange leercurve en je hebt er absoluut externe hulp bij nodig. Maar voor grotere bedrijven die nu nog gebruik maken van diverse aparte marketingapplicaties, kan het een goede oplossing zijn. Dan komen ook de kosten in een geheel ander perspectief te staan.

Advies

Welk programma zouden wij adviseren? Voor kleinere bedrijven of organisaties die een eenvoudige oplossing zoeken voor het verzenden van digitale nieuwsbrieven zijn Madmimi en Mailchimp zeker aan te raden. Madmimi biedt weliswaar geen gratis accounts, maar is zeer gebruikersvriendelijk en biedt uitstekende support. Mailchimp is misschien meer weggelegd voor ervarener computergebruikers, omdat je meer op jezelf bent aangewezen. Constant Contact biedt ongeveer hetzelfde als de twee eerder vermelde systemen, heeft een iets complexere interface, maar biedt uitgebreidere analysemogelijkheden en werkt razendsnel. Hubspot is alleen aan te raden voor grotere bedrijven die diverse marketingprocessen in hun bedrijf willen automatiseren en bereid zijn hier flink in te investeren.

Wilt u digitale nieuwsbrieven versturen en advies over het gebruik van de diverse online programma's, neem dan contact met ons op. Heeft u zelf geen tijd of andere prioriteiten, dan kunt u het verzenden van e-mailnieuwsbrieven natuurlijk ook uitbesteden. Wij schrijven teksten, verzorgen foto's en kunnen voor u alle technische rompslop uit handen nemen. Neem contact op voor meer informatie!

donderdag 4 augustus 2022

Heeft u een webshop? Let dan op nieuwe regels voor informatieplicht

De regels waaraan webwinkels en marktplaatsen moeten voldoen veranderen bijna continu. Op zich niet vreemd, want de consument wil met betrouwbare aanbieders zaken doen en ook voor eigenaren van digitale winkels is van belang dat het kaf van het koren wordt gescheiden. Sinds mei van dit jaar gelden er nieuwe regels voor de informatieplicht van webwinkeliers.

De nieuwe regels gaan allereerst over reviews. De klant moet erop kunnen vertrouwen dat die echt zijn. Daarom moet de webwinkelier op zijn site duidelijk maken hoe dit wordt gecontroleerd en of bijvoorbeeld negatieve reviews worden weggelaten. Ook over sponsoring en betaalde reviews moet worden geïnformeerd.

Ten tweede moeten de eigenaar van een webshop of marktplaats, wanneer hij of zij een klant een gepersonaliseerd aanbod doet, dit aan de betreffende klant vóór aankoop melden en uitleggen hoe dit aanbod tot stand is gekomen. Bijvoorbeeld door het verzamelen van gegevens uit recente zoekopdrachten, de aankoopgeschiedenis of andere gegevens.

Eerlijkheid over ‘van-voor’-prijzen is een derde punt waarover een webwinkelier moet informeren. De ‘van’-prijs mag geen fantasiebedrag zijn, maar moet uitgaan van de laagste prijs die minimaal dertig dagen voor de aanbieding van kracht was.

Een vierde punt gaat over ‘gratis’ digitale diensten die via webwinkels worden aangeboden. Winkeliers moeten duidelijk maken hoe lang hun klanten hieraan vastzitten en hoe klanten zich kunnen afmelden. Dat laatste moet in elk geval binnen veertien dagen zonder opgave van redenen mogelijk zijn. In dat geval mogen ook de klantgegevens niet meer worden verwerkt.

Tot slot gelden voor marktplaatsen, waar ook derden hun producten of diensten aanbieden, nog extra regels. Het moet voor de consument direct duidelijk zijn met wie hij zaken doet en welke voorwaarden hierbij gelden. De eigenaar van de marktplaats moet bovendien van externe aanbieders de juridische status en voorwaarden opvragen.

Sommige ondernemers zullen ongetwijfeld mopperen over alweer nieuwe EU-regels voor het online aanbieden van producten en diensten. Maar over het algemeen zijn deze uiterst redelijk en betrekkelijk eenvoudig door te voeren. Voor de consument betekenen ze extra veiligheid en zekerheid. En dat is niet alleen in het belang van de consument, maar zeker ook van de online winkelier. De kosten van het tegengaan van negatieve nieuws over je digitale winkel of marktplaats zijn ongetwijfeld vele malen groter dan de investering die nodig is om de zaken op orde te hebben.

Google Analytics wellicht verboden

 Gebruik je Google Analytics? Houd er rekening mee dat dit binnenkort wellicht niet meer is toegestaan. De meest gebruikte websitebezoekregistratie is mogelijk in strijd met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) doet op dit moment onderzoek naar twee klachten die tegen Google Analytics zijn ingediend. Dat de AP met deze waarschuwing komt, geeft te denken.

De Oostenrijkse privacytoezichthouder heeft in januari al geconcludeerd dat Google Analytics in strijd is met de Europese privacywetgeving, omdat het persoonsgegevens van de gebruikers, zoals het IP-adres, naar Google in Amerika doorstuurt. Ondanks wat de gebruiker bij de cookieinstellingen aangeeft, of wanneer de verzamelde gegevens anoniem zouden moeten zijn, en er dus geen toestemming voor het plaatsen van cookies nodig is, lijkt Google Analytics toch persoonsgegevens te verzamelen. Eens was het dashboard van Google Analytics een toonbeeld van eenvoud. Maar tegenwoordig word je geconfronteerd met complexe keuzemogelijkheden zodra je van de standaardinstellingen wilt afwijken. Voor de meesten is dat ondoenlijk om te doorgronden, en dus laten veel gebruikers dat maar voor wat het is. En wellicht maakt Google daar slim gebruik van.

Digitale grondwet

Privacyklachten zullen in de toekomst alleen maar toenemen. De Europese Commissie werkt namelijk aan een ‘grondwet’ om de digitalisering van samenleving en economie in wettelijke kaders af te bakenen. Oftewel, officieel: De Europese Verklaring over de Digitale Rechten en Principes voor het Digitale Decennium. Deze moet de kwaliteit van het leven voor iedereen op een duurzame manier verhogen. Reden: naast de onmiskenbare voordelen van het digitale verkeer, brengt dat ook veel risico’s met zich mee. Denk hierbij vooral aan het online vastleggen van onze gegevens, het gevaar daarvan bij hacks, het gebruik van algoritmes door bedrijven en overheden, en aan het beschermen tegen cybercriminaliteit. De toeslagenaffaire en de manier waarop Rotterdam uitkeringsfraude te lijf wilde gaan zijn hiervan trieste en verontrustende voorbeelden. De digitale veiligheid en rechten van alle Europese burgers moeten daarom worden gegarandeerd. En een onderdeel van dat beleidsvoornemen is dat Big Tech geen persoonsgegevens mag opslaan.

Besef wat je met digitale gegevens doet

Nu moet alles nog wel in wetten worden uitgewerkt. Bedrijven moeten daar rekening mee houden. Maar ook de huidige bestaande privacywetgeving beperkt al wat je met digitale gegevens mag en kan doen. Nog steeds merken we dat ondernemers in het kleinbedrijf er soms heilig van overtuigd zijn dat zij niks verkeerd doen als ze mensen zonder toestemming via e-marketingmails benaderen. Of dat zij niet beseffen dat, zodra je persoonlijke e-mailadressen vastlegt, je bezig bent met het verzamelen van persoonsgegevens. Als zo’n adresbestand in verkeerde handen valt kan dat tot een boete leiden. Het draait allemaal dus niet alleen om het vastleggen van bezoekstatistieken, maar juist ook om het besef dat je als bedrijf de verantwoordelijkheid draagt om heel prudent om te gaan met alle digitale gegevens die van je van de bezoekers van je website/webshop en van je klanten verzamelt.

donderdag 8 juli 2021

Cookies in de ban

Cookies, ze zijn de laatste jaren een hoofdpijnonderwerp voor menig marketeer of communicatiemedewerker die verantwoordelijk is voor een website. De AVG/GDPR, u weet wel, de privacywetgeving, legde al strenge regels op hoe je moet omgaan met persoonsgegevens die je onder meer online verzamelt. Maar nu we dat allemaal aardig in onze vingers hebben, liggen cookies er bij de makers van browsers helemaal uit. Wat is er aan de hand?


Met name de zogeheten ‘third party cookies’, zoals die bij Google Analytics worden gebruikt, zijn een manier om het surfgedrag vast te leggen en zo gerichte advertenties op je scherm te laten zien. Daar hebben echter steeds meer mensen tabak van. Cookies zijn het zwarte schaap van de familie geworden. Aanvankelijk boden wat minder bekende browsers mogelijkheden om je helemaal voor cookies af te schermen, zoals Brave en DuckDuckGo. Die laatste heeft ook een zoekmachine die niet bijhoudt wat je zoekt en bezoekt. Dat is de grote spelers op de browsermarkt natuurlijk niet ontgaan. Apple stopte vorig jaar al met third party cookies in de Safari-browser, Google doet dit jaar in Chrome de cookies in de ban, in Firefox kun je de third party cookies uitzetten. Dan hebben we natuurlijk ook nog het onvolprezen gratis stukje software CCleaner, die met een klik alles uit je browser wegveegt. Overigens hebben veel antivirusprogramma’s ook die mogelijkheid.

Browsers passen zich daarom aan om geen marktaandeel te verliezen. Dat betekent overigens niet dat elke vorm van tracking onmogelijk is, want er zijn ook nog andere manieren, zoals bijvoorbeeld via de logbestanden die servers aanmaken. Maar voor de ‘gewone’ gebruiker van third party cookies is dat niet echt een oplossing. Dus wat te doen? Gewoon, zoals wij al eerder hier hebben gezegd, actief en gericht je mogelijkheden op internet gebruiken. Je winkel openen en vervolgens achterover gaan zitten met een kop koffie is er niet bij. Breng in kaart waar je doelgroep zit en benader ze via websites bij onderwerpen waarvan je denkt dat het ze interesseert. Of adverteer in een bepaalde regio, die voor jou belangrijk is. Eigenlijk net zoals het vroeger ging met advertenties in tijdschriften en kranten. Maar dan nu online. Maar eerlijk is eerlijk, de zogeheten adblockers in browsers kunnen de boel hier ook alweer aardig verstoren. Tenzij content alleen zichtbaar is als zo’n adblocker wordt uitgezet. Met als risico dat de bezoeker daar geen zin in heeft en vertrekt.

Daarom is er nog een belangrijke manier van communiceren: bouw een ‘community’ rondom je bedrijf met sociale media zoals Instagram, Tiktok en Facebook. Dat zal niet voor elke onderneming lukken, maar ook als je dienst of product zich niet echt leent om een enthousiaste schare gebruikers om je heen te verzamelen geldt ‘nooit geschoten is altijd mis’.

Eigenlijk, kort gezegd, moeten we allemaal weer gewoon creatief worden.

XS4ALL stopt met hosting en domeinregistratie

U heeft het waarschijnlijk al gehoord of gelezen: XS4ALL stopt per 1 oktober met het hosten van domeinen en websites. Dat heeft allemaal niets te maken met de hosting en domeinregistratie via Seashore Media, maar stel dat u ook nog domeinen heeft geregistreerd bij XS4ALL of daar laat hosten, dan betekent dit dat u deze moet verhuizen naar een andere provider.

We kunnen ons voorstellen dat u opziet tegen alle rompslomp die hierbij komt kijken. Bovendien moet je een beetje weten hoe een en ander werkt, om een verhuizing van domeinen of een website tot een goed einde te brengen.

Seashore Media is u hierbij graag van dienst. Als deelnemer van de Stichting Internetdomeinregistratie Nederland (SIDN) kunnen wij uw domein snel en effectief verhuizen. En natuurlijk kunnen we ook een website die nu bij XS4ALL staat veilig verplaatsen naar een van onze eigen servers. We bieden hiervoor diverse opties, inclusief een eigen virtual private server, oftewel VPS. Neem contact op voor meer informatie of een afspraak!

LET OP: XS4ALL stopt alleen met domeinen en hosting. Het bedrijf blijft pakketten als internet, televisie, bellen of combinaties hiervan als vanouds aanbieden. Voor vragen hierover kunt u contact opnemen met XS4ALL.

dinsdag 2 maart 2021

Het mailgeheim van de werknemer

Mag een bedrijf of organisatie de e-mail inzien van de medewerkers?  Wat doe je met de mailberichten van een werknemer of van een bestuurslid van een vereniging, wanneer die niet in goede harmonie vertrokken is?

Het bestuur van een organisatie, waarvoor wij de hosting van de domeinnaam, website en e-mail verzorgen, meldde zich onlangs bij ons met een vervelend probleem. Een van de bestuursleden had zijn functie neergelegd en had een betrekking in het buitenland aangenomen. Helaas was het voormalige bestuurslid sindsdien erg moeilijk bereikbaar. De betreffende persoon maakte nauwelijks gebruik van het e-mailadres dat bij zijn voormalige functie hoorde, maar vooral van een e-mailadres op zijn eigen naam, maar dat wel was gekoppeld aan de domeinnaam van de organisatie.

De overige bestuursleden wilden vanzelfsprekend graag weten, welke afspraken het voormalige bestuurslid had gemaakt, en vroegen ons of wij even in zijn mailbox wilden kijken. Nu zijn wij wat dat betreft net als een dokter - we kunnen alles zien, maar wij mogen niets tegen derden zeggen. Want zo'n gepersonaliseerd zakelijk e-mailadres geldt als een persoonsgegeven, en is daarmee onderworpen aan de regels van de AVG. Als je over het gebruik van e-mail niets hebt geregeld binnen je organisatie, dan is in zo'n situatie de gang naar de rechter de enige mogelijkheid om te proberen inzage te krijgen in de e-mail van een ex-werknemer of voormalig bestuurslid.

Hoe voorkom je zo'n situatie?
Voor kleinere bedrijven en organisaties is de eenvoudigste manier om alleen e-mailadressen aan te maken die aan een functie of afdeling zijn gekoppeld. Zoals "marketing@..." of "sales@...", en geen e-mailadressen op naam. Op die manier heeft iedereen die verantwoordelijk is voor de betreffende werkzaamheden inzage in de e-mail.
Maar dat is in veel bedrijven of organisaties in de praktijk niet mogelijk. Zorg daarom voor een protocol waarin staat dat onder bepaalde omstandigheden inzage in de e-mail noodzakelijk kan zijn. Daarbij moet de werkgever of het bestuur van een organisatie een "gerechtvaardigd belang" hebben om de e-mail in te kunnen zien. Deze mogelijkheid moet voor alle betrokkenen klip en klaar zijn, en bijvoorbeeld aan een arbeidscontract of aan het privacyreglement zijn gekoppeld. Maar dit alles betekent nog steeds niet, dat je naar hartenlust mag grasduinen in de e-mail van de betreffende persoon. Berichten die duidelijk privé zijn mag je bijvoorbeeld nooit inzien.

Hoe het met onze klant is afgelopen? Uiteindelijk goed. Wij hebben ze 'administrator' gemaakt van hun domein-controlepanel, waardoor zij zelf verantwoordelijk werden voor het beheer van de e-mailadressen. En het betreffende voormalige bestuurslid heeft toestemming gegeven om zijn mails te bekijken. Eind goed, al goed. Maar zulke situaties kunnen ook minder goed aflopen.