E-mailnieuwsbrieven zijn een snel en handig middel om
klanten en relaties op de hoogte te brengen van nieuws over producten en
diensten of ontwikkelingen binnen je bedrijf of organisatie. Voor het versturen
van digitale nieuwsbrieven - ook wel bulkmail genoemd - kun je gebruikmaken van
diverse online diensten. Sommige gratis, sommige betaald, sommige meer geschikt
voor kleinere bedrijven of organisaties, andere juist voor grote gebruikers. Hieronder
bespreken we enkele diensten waarmee wij veel ervaring hebben.

Enkele dingen vooraf - Sommige bedrijven gebruiken hun eigen mailserver om e-nieuwsbrieven te
versturen. Dat is gevaarlijk. Wanneer internetproviders merken dat er een groot
aantal e-mails tegelijkertijd wordt verstuurd, kunnen ze dat als spam zien en
ingrijpen door de verzending te blokkeren. Ontvangende mailservers kunnen dat
ook detecteren, en de verzendende mailserver op een blacklist als Spamcop
zetten. In dat geval wordt al je mail naar de servers die zo'n blacklist
gebruiken geweerd. Bij 'shared hosting' - waarbij je internetdomein samen met
die van andere bedrijven op een en dezelfde server staat - is er een bijkomend
probleem. Ook de andere bedrijven op de server kunnen dan niet meer mailen.
Wanneer je een adresbestand wilt importeren in de database
van een bulkmailprovider, bestaat er altijd de mogelijkheid dat deze bij wijze
van steekproef wil weten hoe je aan de adressen bent gekomen. Wij hebben dat
verschillende keren meegemaakt. Een bulkmailprovider wil namelijk dat alles
keurig volgens de regels verloopt. Zorg er dus voor dat je adresbestand voldoet
aan de regels van de AVG.
Tot slot. Sommige bulkmail-bedrijven bieden hun diensten
gratis aan of kennen een laag instaptarief. Bedenk vervolgens wel dat de
prijzen van vrijwel alle aanbieders oplopen naar gelang het aantal
e-mailadressen dat je gebruikt of het aantal nieuwsbrieven dat je wilt
verzenden.
Wie mag ik mailen?
Voor het verzenden van een nieuwsbrief heb je drie dingen
nodig. Een tekst, afbeeldingen en een adressenbestand. De regels van de AVG komen
er in het kort op neer dat je bestaande relaties normaal mag mailen - tenzij
iemand zich heeft afgemeld - zolang je mail globaal betrekking heeft op het
product of de dienst die de klant van je heeft afgenomen. Alle andere
geadresseerden moeten nadrukkelijk toestemming hebben gegeven voor het
ontvangen van mails. In principe voldoen alle bonafide aanbieders van bulkmail
aan de regels van de AVG, ook de buitenlandse.
De bulkmailproviders
Mailchimp - met het
aapje in het logo - is een van de bekendste aanbieders van e-maildiensten,
waarschijnlijk vooral omdat het een gratis basisaccount aanbiedt. De software
bevat een redelijk heldere interface voor het beheren van de adressenbestanden
en het maken van de nieuwsbrieven. Hiervoor is ook een aantal kant-en-klare
voorbeeldbestanden of templates beschikbaar. Soms moet je wat zoeken naar de diverse
opties. Betaalde accounts beginnen rond de 12 euro per maand. De interface van
Mailchimp bevat natuurlijk ook uitgebreide mogelijkheden om de resultaten van
mailings te interpreteren. Je kunt tot in detail zien wie wanneer en waarop
heeft geklikt. Alles wordt keurig weergegeven in tabellen en grafieken.
Constant Contact
is wellicht iets minder bekend dan Mailchimp, maar zeker buiten Nederland een
veelgebruikt programma voor het verzenden van bulkmail. Constant Contact biedt
geen gratis accounts aan, maar wel een gratis proefperiode. Het beheren van
adressen is in Constant Contact vrij eenvoudig. Persoonlijk vinden we de
interface voor het maken van nieuwsbrieven iets lastiger dan bij andere
aanbieders. Maar natuurlijk zijn ook hier tientallen templates beschikbaar om
de opmaak van een nieuwsbrief tot een goed einde te brengen en kun je ook je
eigen ontwerp in html importeren. Het programma werkt snel en biedt vele opties
voor het analyseren van de resultaten.
Madmimi valt op
door de vriendelijke en uitnodigende interface en de uitstekende
gebruiksvriendelijkheid. Ook wie minder ervaring heeft met het verzenden van
bulkmail, kan met Madmimi uitstekend uit de voeten. De Nederlandstalige
interface biedt eigenlijk twee hoofdopties. Een voor het beheren van de
verzendbestanden en een voor het maken van de nieuwsbrieven. Voor het maken van
nieuwsbrieven zijn ook hier diverse templates voorhanden, ook één waarbij de
gebruiker eigen in html opgemaakte pagina's kan importeren. De mogelijkheden
voor het bewerken van afbeeldingen zijn in Madmimi iets beperkter dan in
bijvoorbeeld Mailchimp, maar op elke computer zitten hiervoor een of meer
standaardprogramma's. Madmimi biedt uitgebreide statistieken en - net als
andere aanbieders - mogelijkheden voor integratie van nieuwsbrieven met sociale
media als Facebook en Twitter. Madmimi biedt alleen betaalde accounts, maar
hiervoor krijg je wel een uitstekende support. Supportvragen worden meestal
binnen enkele minuten beantwoord.
Hubspot
onderscheidt zich van de hierboven genoemde mailaanbieders omdat het eigenlijk
een programma is waarmee diverse digitale marketingtaken kunnen worden
geautomatiseerd. Het is daarom vooral aan te bevelen voor grotere bedrijven met
diverse medewerkers op de marketingafdeling die allen gebruikmaken van dezelfde
online tool. De prijs is er dan ook naar. Voor circa 41 euro per maand kun je
maximaal 1000 contacten beheren, voor 2000 contacten zijn de kosten zo'n 740
euro per maand en bij 10.000 contacten of meer betaal je 3300 euro per maand.
Maar om eens een cliché te gebruiken, "dan heb je ook wat". Naast een
zeer uitgebreide module voor e-mail, zijn er opties om content op sociale media
te plaatsen, landingpages te maken, formulieren te maken en digitale
advertenties te beheren. Daarnaast biedt Hubspot opties die je normaal in
crm-programma's vindt en bedoeld zijn om contacten met (potentiële) klanten te beheren,
inclusief integraties met diverse externe programma's. Je kunt desgewenst zelfs
een helpdesksysteem opzetten. Klinkt omvangrijk en ingewikkeld, en dat is het
ook. Het programma kent een lange leercurve en je hebt er absoluut externe hulp
bij nodig. Maar voor grotere bedrijven die nu nog gebruik maken van diverse
aparte marketingapplicaties, kan het een goede oplossing zijn. Dan komen ook de
kosten in een geheel ander perspectief te staan.
Advies
Welk programma zouden wij adviseren? Voor kleinere bedrijven
of organisaties die een eenvoudige oplossing zoeken voor het verzenden van
digitale nieuwsbrieven zijn Madmimi en Mailchimp zeker aan te raden. Madmimi
biedt weliswaar geen gratis accounts, maar is zeer gebruikersvriendelijk en
biedt uitstekende support. Mailchimp is misschien meer weggelegd voor ervarener
computergebruikers, omdat je meer op jezelf bent aangewezen. Constant Contact
biedt ongeveer hetzelfde als de twee eerder vermelde systemen, heeft een iets
complexere interface, maar biedt uitgebreidere analysemogelijkheden en werkt
razendsnel. Hubspot is alleen aan te raden voor grotere bedrijven die diverse
marketingprocessen in hun bedrijf willen automatiseren en bereid zijn hier
flink in te investeren.
Wilt u digitale nieuwsbrieven versturen en advies over het
gebruik van de diverse online programma's, neem dan contact met ons op. Heeft u
zelf geen tijd of andere prioriteiten, dan kunt u het verzenden van
e-mailnieuwsbrieven natuurlijk ook uitbesteden. Wij schrijven teksten,
verzorgen foto's en kunnen voor u alle technische rompslop uit handen nemen.
Neem contact op voor meer informatie!