Mijn factuur is toch geen spam

Prachtig, die spamfilters van tegenwoordig. Steeds meer spam wordt tegengehouden. Over het algemeen houden servers al 95% van alle spam tegen, nog voordat die je mailbox bereikt. En spam die wel doorkomt, kan dan nog eens door de filters van je mailprogramma of mailservice worden tegengehouden of in de spambox worden geplaatst. En dan kan ook je anti-virusprogramma wat dat betreft nog een duit in het zakje doen. Geweldig toch? Nou, niet voor iedereen.

Bijvoorbeeld niet altijd voor de mensen die uw administratie doen. Facturen die te lang openstaan zijn een ergernis die iedere boekhouder en ondernemer kent. Maar vaak betreft het een debiteur die normaal gesproken toch altijd wel keurig op tijd betaalt. Vreemd?  Vaak is het geen opzet, maar gewoon onachtzaamheid. De factuur is in de spambox terecht gekomen, en daar wordt dan niet in gekeken. En dan gaan we er nog maar vanuit, dat die factuur de spambox heeft gehaald, en niet door een server compleet is geweigerd.

We zijn er inmiddels aan gewend dat de meeste facturen tegenwoordig digitaal worden verstuurd. Handig, het bespaart werk en je bent ook van de inmiddels torenhoge kosten van de porti af. En we weten natuurlijk dat zo'n digitaal verzonden factuur soms over het hoofd wordt gezien, maar dat is altijd maar incidenteel. Maar soms wordt het een structureel probleem. Onlangs trok een klant aan de bel met de verzuchting, dat zijn factureren wel erg vaak in spamboxen terechtkomen. En met hun reguliere e-mail hebben ze dat probleem niet. Ra, ra?

Nadat wij een voorbeeld ontvingen van een e-mail waarmee hun facturen worden verzonden, duurde het niet lang voordat wij zagen wat het probleem kon zijn. U kent ze wel, die hinderlijke spammails met verschillende lettertypes, vet en en niet vet, links naar websites, en alles in een tabel opgemaakt. Tja, zo zag de e-mail van de administratiesoftware van deze klant er ook uit. Voeg daar de pdf-factuur aan toe, en je kunt er op wachten dat zo'n e-mail her en der als spam wordt bestempeld. Moraal van het verhaal: probeer in de administratiesoftware de e-mail er zo eenvoudig mogelijk uit te laten zien. Zonder toeters en bellen. Als dat mogelijk is natuurlijk. En als je niet al teveel factureren verzendt, doe dat dan gewoon zelf vanuit je eigen e-mailprogramma, waar je de pdf-factuur aan koppelt. Dan gebruik je ook je eigen server, en niet die van het softwarebedrijf. Want daarbij is nog een technisch probleem: de IP van de mailserver van dat bedrijf moet dan eigenlijk worden toegevoegd aan het zogeheten spf-record in de dns van jouw internetdomein, zodat andere servers kunnen zien dat de e-mail legitiem is verstuurd.
Op die manier verklein je de kans dat je goedbedoelde e-mails met factuur tussen wal en schip terechtkomen.